Nederlandse notarissen zijn gebonden aan wetgeving, alsmede beroeps- en gedragsregels. Deze liggen deels vast in vooral de Wet op het Notarisambt en deels in door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie opgelegde regelgeving.

Enkele van deze regels specifiek zijn:

WWFT
De laatste jaren is er veel regelgeving bij gekomen in het kader van de Wet Witwassen en Financiering van Terrorisme. Welke regelgeving voor het notariaat dit is kunt u hier nalezen.
Wat deze regelgeving voor u zou kunnen betekenen als u een notaris voor dienstverlening inschakelt kunt u hier nalezen.

Een voorbeeld van onderzoek in het kader van de WWFT: het UBO-onderzoek 
Hoever reikt de onderzoeksplicht van de notaris om de werkelijke ’ultimate beneficial owner‘ (UBO) van een rechtspersoon te achterhalen?

Op grond van artikel 3 lid 2 letter b WWFT is een notaris verplicht de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende vast te stellen indien de cliënt een rechtspersoon is. Daarnaast moet een notaris, afhankelijk van zijn risico-inschatting, maatregelen nemen om er zeker van te zijn dat de opgegeven identiteit ook overeenstemt met de werkelijke identiteit. Het verplichte onderzoek naar de UBO is in de wet gekomen omdat criminelen vaak gebruik maken van constructies waarin (buitenlandse) rechtspersonen een rol spelen als een middel om de criminele herkomst van wit te wassen gelden te verbergen. Bij cliënten en transacties die een laag risico vormen, is vragen naar de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende en het laten ondertekenen van een verklaring daaromtrent voldoende. Bij een cliënt/rechtspersoon met een hoog risico kan de notaris bijvoorbeeld het onderzoek uitbesteden aan een gespecialiseerd bureau. De uiteindelijk belanghebbende is degene die meer dan 25 % van de aandelen heeft of de feitelijke zeggenschap uitoefent. Dit betekent dat middellijke belangen ook meetellen als het directe of onmiddellijke aandelenbelang onder de 25% bedraagt. 

Een notaris dient op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om inzicht te verwerven in de eigendom- en zeggenschapsstructuur (organogram, groepsschema etc.) Uitgangspunt hierbij is dat de notaris niet alleen de structuur kent maar ook begrijpt.

Bij rechtspersonen met toonderaandelen is de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende mogelijk niet traceerbaar. Van rechtspersonen met aandelen aan toonder die vertegenwoordigd worden door een Nederlands trustkantoor dient de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende bij het trustkantoor bekend te zijn en kan het trustkantoor daaromtrent een schriftelijke verklaring afleggen. Indien de cliënt van een notaris een stichting betreft waarbij de begunstigden van het vermogen (nog) niet zijn vastgelegd wordt de groep van personen in wier belang de stichting hoofdzakelijk werd opgericht of werkzaam is, als UBO beschouwd. Hierbij kan gedacht worden aan de personen die in het stichtingsbestuur zitten of degenen die de stichting hebben opgericht.

Zie ook de website van het Bureau Financieel Toezicht: www.bureauft.nl.


Beleidsregel uitbetaling derdengelden
In 2010 is er naar aanleiding van de uitbetaling van gelden aan anderen dan de klant commotie geweest. Dit naar aanleiding van een reglement uitbetaling gelden uit 2007 en de aanscherping van deze regeling daarna begin 2010.

De beleidsregel houdt in hoofdlijnen in dat de notaris alleen gelden mag uitboeken naar de rechthebbende (bijv. verkoper/koper) maar niet naar anderen. Er geldt slechts een beperkt aantal uitzonderingen op deze regel.